HVILKE OPLYSNINGER BEHANDLER HAUT?
I forbindelse med din ansøgning behandler vi følgende oplysninger om dig: Dit navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer og e-mailadresse. Oplysninger i din ansøgning og bilag, f.eks. kvalifikationer, CV og uddannelse, karakterer og kursusbeviser, udtalelser fra referencer og evt. billede.
Hvis vi indgår en aftale om residency, vil vi behandle følgende yderligere oplysninger: Oplysninger til brug for løbende administration og sagsbehandling i forbindelse med kunstnerkontrakter om residency, herunder oplysninger i ansøgning, portrætbillede, øvrige billeder, statsborgerskab, opholdssted og indkvartering, honorar-og diætforhold, oplysninger af relevans for udbetalinger, herunder bankoplysninger, uddannelse, kurser og kvalifikationer, evt. sygdom. CPR-nummer. Helbredsoplysninger, hvis det er relevant.
HVAD ER HAUTS FORMÅL OG BEHANDLINGSGRUNDLAG?
Formålet med behandlingen af personoplysninger om dig i forbindelse med din ansøgning er at vurdere dine kvalifikationer med henblik på at vurdere, om vi kan tilbyde dig et residency. Det gør vi på baggrund af vores legitime interesse i at vurdere ansøgningerne, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR.
Hvis vi tilbyder dig et residency, vil vi behandle personoplysninger om dig til en række yderligere formål. Vi behandler personoplysninger om dig med henblik på at overholde vores kontrakt, herunder at kommunikere med dig og udbetale honorar, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR. Vi offentliggør oplysninger om vores samarbejde om dit residency på vores hjemmeside og sociale medier, herunder portrætbillede af dig. Det gør vi for at forfølge vores legitime interesse i at markedsføre HAUT og skabe opmærksomhed om de residencies, HAUT tilbyder, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR.
I forbindelse med indberetning til SKAT behandler vi personoplysninger om dig for at opfylde vores forpligtelser ifølge skattelovgivningen, jf. artikel 6, stk. 1, litra c,i GDPR, samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
Vi kan om nødvendigt behandle oplysninger relateret til ansvarsforsikring med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litraf, i GDPR.
MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGERNE
Vi deler oplysningerne i din ansøgning og bilag med en co-kurator, som hjælper os med at vurdere din ansøgning om residency. Du kan se navnet på co-kurator i opslaget omkring ansøgningsrunder eller det open call.
Hvis vi indgår en aftale om residency, har vi som led i samarbejdet behov for at videregive oplysninger om dig til offentlige myndigheder, herunder SKAT. Vi kan også videregive oplysninger om dig til vores rådgivere, herunder finansielle og juridiske rådgivere. I forbindelse med administrationen af dit residency, er det nødvendigt at vi deler personoplysninger om dig med private virksomheder. Det kan fx være i forbindelse med vores booking af ophold og transport til dig, eller vores koordinering med sparringspartnere, teatre og andre kunstinstitutioner som led i dit residency. I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne. I forbindelse med administrationen af dit residency benytter HAUT databehandlere til regnskab og it. Databehandlere behandler udelukkende oplysningerne på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål.
HVOR LÆNGE OPBEVARER HAUT PERSONOPLYSNINGERNE?
Hvis vi ikke kan tilbyde dig et residency, sletter vi din ansøgning efter 6 måneder. Vi opbevarer oplysningerne for at kunne dokumentere en saglig udvælgelsesproces. Hvis vi indgår en aftale om residency, opbevarer og sletter vi oplysninger i overensstemmelse med følgende slettefrister: Vi sletter som udgangspunkt oplysninger i din ansøgning og bilag 3 måneder efter kontraktens ophør. Oplysninger om kontrakten slettes som udgangspunkt 3 år efter kontraktens ophør. Regnskabsmateriale slettes dog først 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Billeder, film og forklarende tekst på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Billeder taget som led i projektets udførsel, som HAUT har frikøbt, slettes som udgangspunkt ikke.